General

Actualitzat 1,618 Day(s) AgoPúblic

Accions

Descripció

Odoo és un sistema de planificació de recursos empresarials (ERP) desenvolupat en codi lliure produït per l'empresa Odoo S.A. Aquest sistema ha estat adaptat a les necessitats de la cooperativa FemProcomuns amb l'objectiu de definir les funcionalitats necessàries que la gestió econòmica de la cooperativa comporta. Amb aquesta intenció a continuació presentem el manual d'usuari d'Oddo, un document que incorpora diferents processos bàsics perquè qualsevol persona usuària pugui aproximar-se a aquest entorn d'una manera fàcil i intuïtiva.

Les nocions bàsiques en comptabilitat de les següents pàgines permetran als diferents GAC (Grups d'Acció Coperativitzada) autogestionar-se, facilitant, entre altres tasques, l'emissió de pressupostos, factures, la visualització de dades analítiques en relació al conjunt de la cooperativa o en referència a les sòcies treballadores vinculades al GAC.

Donades les implicacions fiscals i legals associades a la gestió d'aquesta tasca i la cura necessària que la gestió d'aquest tipus d'informació comptable comporta, aquesta plataforma permet identificar diferents rols d'usuari amb diferents permisos d'edició i visualització. D'aquí que trobem al nostre abast, 3 tipus de documents amb informació bàsica d'ús segons el tipus d'usuari assignat: Comercial, Comptable o Administrador de Sistemes.

· El manual de comercial
Aquest manual es centra en l'emissió de pressupostos i factures a client des del perfil de comercial. Per la gestió d'aquestes tasques es defineix com es poden introduir productes o clients a la plataforma, sistematitzant la creació d'una base de dades de productes i clients associades al GAC. Aquest manual recull conceptes clau pel correcte ús de la plataforma.

·El manual comptable
El manual comptable se centra a explicar com emetre factures i rectificatives a clients i com registrar factures de proveïdors. A més, es concreta com generar les carregues a domiciliar segons els contractes vigents, com definir un llistat de pagaments a liquidar pel banc, com importar moviments bancaris o com conciliar les transaccions amb les factures i altres assentaments dins de la comptabilitat.

· El manual de l'administrador de sistemes
Finalment el manual de l'administrador de sistemes, com bé defineix el seu nom, està dirigit a aquelles persona amb permisos d'administrador. Aquest se centra en identificar a la plataforma els espais on es registren els moviments comptables i en la manera com podem rectificar factures en cas de ser necessari.

Els tres documents aquí enllaçat són susceptibles de qualsevol revisió o ampliació segons les necessitats identificades pels membres de la cooperativa. La proposta adjunta se centra en desenvolupar les funcionalitats bàsiques que el sistema permet com a ERP. No obstant, Odoo ofereix moltes més funcionalitats com a CRM...en les quals no entrarem de moment.

Conceptes

usuàries del sistema
Totes aquelles persones amb compte d'accés a Odoo (usuari i contrasenya) són usuàries del sistema. Una vegada entrem a odoo.femprocomuns.cat com a usuaris tenim la possibilitat de revisar la configuració tipus del nostre perfil, revisant la contrasenya associada, les notificacions que volem rebre, l'idioma de la nostra configuració, o la manera com volem signar. Ho podrem fer accedint a l'apartat de preferències, visible clicant a la icona de perfil, a dalt a la dreta, on podrem veure també el nostre nom d'usuari. Si ho desitgem, en aquest apartat també podrem canviar la nostra imatge de perfil.

Altres opcions que trobarem al clicar a aquesta icona d'usuari seran "documentació", "suport", "la meva compta a odoo", opcions que de ser clicades ens portaran fora de l'interface odoo.femprocomuns.cat a odoo.com.
Com a informació útil aquí també trobarem l'opció de "tancar sessió".

Com a usuàries podrem rebre i enviar missatges clicant sobre la icona de discussió.

Al panel d'apps tornarem a trobar l'opció de configuració.

Segons les directrius assumides de la Comissió d'Administració de Femprocomuns, es proposa els següents accessos segons tipologia de persona sòcia a Femprocomuns:

• sòcies de treball: Poden tindre diferents accessos i diferents rols i per tant permisos.
• sòcies col·laboradores: Si formen part d'alguna comissió de la cooperativa, poden tenir accés a la plataforma via perfil d'usuari. Identifiquem 2 possibles casos:
  • Sòcies que formen part de la comissió femAdministració, tenen rol "comptable".
  • Sòcies responsables d'un GAC, tenen rol "comercial"
• sòcies de consum: Sense accés.
• altres usuàries: Sense accés.

Facturació
Quantitat de € que sumen les factures emeses per una empresa durant un període de temps determinat.

Factura
Document que reflecteix tota la informació d'una operació de compravenda perquè mostra o detalla el producte o servei comprat o venut.

Factures Emeses
Les factures emeses són totes aquelles que Femprocomuns fa a tercers i implica una ingrès.

Factures Rebudes
Les factures rebudes són totes aquelles que Femprocomuns rep i impliquen una determinada despesa a la cooperativa.

La legislació ens obliga a conservar tant les factures emeses com les rebudes en la nostra activitat econòmica.

Client
El terme clients designa a totes aquelles persones físiques o jurídiques que compren béns i serveis que habitualment són objecte de venda o prestació per part de la cooperativa.

Proveïdor
Un proveïdor és una persona física o jurídica que abasteix a la cooperativa amb serveis o béns que seran transformats o no per a vendre's posteriorment.

Moviment comptable
Un moviment comptable és un registre que es porta mes a mes, i depenent del tipus de compte, aquest pot ser un càrrec o abonament.

Assentaments comptables
Es denomina seient comptable al conjunt d'anotacions o anotacions comptables que es fan en el Llibre diari de comptabilitat, que es realitzen amb la finalitat de registrar un fet econòmic que provoca una modificació quantitativa o qualitativa en la composició del patrimoni d'una empresa i per tant un moviment en els comptes d'una empresa.

En el sistema de partida doble, cada seient es compon almenys de dues anotacions: una al deu i una altra en haver-hi.

+Definir diferència en relació a apunt comptable (definit així a la plataforma Odoo)

Pressupost
Documento o informe que detalla el cost que tindrà un servei en cas de realitzar-se. El que realitza el pressupost s'ha d'atenir a ell i no pot canviar-lo si el client accepta el servei, per exemple.

Mètodes de pagament
A l'hora d'emetre una factura es poden definir diferents mètodes de pagament com transferència,

Condicions de pagament

Les condicions de pagament determinen les condicions que s'assignaran tant a comandes com a factures.

Esborrany

El sistema Odoo que fem servir ens ajuda a tenir controlat la gestió econòmica de la cooperativa de forma distribuida. Com que la gestió econòmica és el nucli dur de l'empresa, ens cal entendre que fem i perque. Primer de tot haurem de tenir nocions bàsiques de comptabilitat (enllaçar manual). Segon, volem distribuir tant la responsabilitat com l'accés a la informació, sempre segons els espais de presa de decisió i informació com tenim definits a femProcomuns. Per entendre: els responsables d'un GAC han de poder emetre una factura de forma autogestionada, encara que això té consequencies fiscals (s'ha de pagar l'IVA a Hisenda) i legals (es compromet a fer una feina). Un cop emesa una factura, no es pot cancelar. Si es pot emetre una factura rectificativa. Per això és important distinguir diferents rols, per diferenciar qui pot manipular la comptabilitat general i qui no.