Oficina
Actualitzat 13 Day(s) AgoPúblic

Per treballar amb l'Oficina del CommonsCloud cal saber que hi ha un accés web i aplicacions que permeten sincronitzar els diferents objectes d'aquesta plataforma amb el teu portàtil, ordinador d'escriptori, tablet i/o mòbil.
Primer introduïm les eines principals de l'Oficina (arxius, calendaris, contactes) i després veiem com es pot sincronitzar cada eina amb el teu entorn local o mòbil.

Introducció a les eines de l'Oficina

ARXIUS

Pots guardar i compartir arxius i carpetes. Pots veure els últims canvis de tots els teus arxius i dels que s'han compartit amb tu.

Sincronitzar amb ordinadors d'escriptori

També pots sincronitzar les teves carpetes i arxius amb altres ordinadors i dispositius mòbils utilitzant les següents credencials:

  • servidor: oficina.commonscloud.coop o el domini exacte del teu servidor d'Oficina
  • nom d'usuària: el que has creat a CommonsCloud.coop (en general: <el teu nom + primera inicial de cognom>)
  • contrasenya: si no te'n recordes d'ella, ves a CommonsCloud.coop per recuperar-la.

En el web de NextCloud.com hi ha una petita aplicació que pots descarregar i instal·lar per mantenir-te sincronitzat. En obrir l'aplicació pots configurar un nou compte de Nextcloud amb les dades d'accés al servidor de CommonsCloud.

Apart hi ha un "Add-on" de Outlook i un altre de Thunderbird per poder enllaçar arxius dins dels mails. La mateixa app de NextCloud per sincronitzar es pot fer servir per multiples comptes i servidors de NextCloud (com l'Oficina CommonsCloud), ownCloud i altres compatibles, com es pot veure en la imatge a continuació,

Sincronitzar amb dispositius mòbils

Si tens Android recomanem que t'instal·lis primer el repositori d'apps lliures per Android: F-Droid. Això et permet viure més lliure i tenir les millors aplicacions.
Pots descarregar l'APP mòbil de Nextcloud per tenir-ho sincronitzat al teu dispositiu. En obrir l'APP pots configurar un nou compte de Nextcloud amb les dades d'accés al servidor de CommonsCloud.

Altres configuracions de seguretat

Si no vols posar cada vegada el teu password en les aplicacions mòbils i d'escriptori que utilitzis, pots generar un password específic per a cada aplicació.
En el teu compte de Nextcloud ves l'apartat de Configuració -> Seguretat. Poses un nom que identifica el programa on posaràs el password (“nextcloud_ordinador_casa”) i li fas clic a “new app password”. Aquest password te'l mostrarà només una vegada.
En qualsevol moment pots fer un “revoke” d’aquest password per treure les credencials d’aquesta aplicació (en cas que perdessis l’ordinador per exemple) i a més a més pots veure quan algun programa està utilitzant aquell password per conectar-se al teu compte (així es poden detectar comportament extranys).

F-Droid, el repositori lliure per Android

En el web de https://f-droid.org pots descarregar l'arxiu .apk al teu mòbil i l'instal·les com una aplicació amb drets especials: necessita que li diguis al teu mòbil que sí permets que s'instal·lin apps que no venen del Sr. Google. Més info sobre F-Droid. Un cop tens el F-Droid, busca dins d'ella "NextCloud" i instal·la aquesta app.

Compartir arxius i carpetes des de l'Oficina CommonsCloud

Hi han diferents maneres:

  • Amb un enllaç:
    • un enllaç intern, per compartir l'accés directe amb usuàries que ja tenen accés a aquest document o carpeta. Aixó es fa fent clic sobre l'icon "share with" i triant l'enllaç a la dreta (superior)
    • un enllaç extern, per compartir l'accés directe amb qualsevol usuària, tingui o no ja accés a la carpeta.
      Aixó es fa fent clic a "share with" i activant l'opció "Share link: Enabled". Dins del desplegable de "Enabled" hi han varies opcions rellevants: a) vols permetre que ho puguin editar o no, b) pots posar una contrasenya per protegir l'accés, c) la data de caducitat: pots posar la data o desactivar la caducitat perque duri per sempre.
    • Compartir amb una persona, grup o cercle, de la mateixa Oficina on estàs tu, o de forma federada amb usuàries d'altres servidors de NextCloud o ownCloud.
      En l'ultima imatge pots veure que hem compartit aquesta carpeta amb un cercle: l'equip CommonsCloud i amb dues usuàries. A més a més les hem donat drets d'edició.
      Sobre els drets d'edició cal tenir en compte un detall important; està desglossat en drets varis com veus en la següent imatge. El "can delete" és especialment perillós, sobre tot en el context de carpetes compartides.

Hi han alguns aspectes que estem aplicant per conviure de forma més segura:

    1. Creiem un usuària impersonal del CommonsCloud per ser qui "custodia" la carpeta compartida. Des d'aquesta usuària compartim amb el cercle, o preferiblement: grup que ens convingui.
    2. El priveligi de "eliminar" arxius no ho donem, així quan es necessari eliminar un arxiu, des del compte de l'usuaria de la persona podriem afegir "_ELIMINAR" com sufix en el nom de l'arxiu. Després l'usuaria impersonal ha de loggear i fer la neteja pertinent quan calgui.
    3. Hi ha una funcionalitat de "Trash" o "Brossa", on es guarden els arxius i carpetes eliminats. Hem observat que hi han excepcions i per aixó us recomanem el procediment que us acabo de detallar.
    4. Quan tens el teu ordinador sincronitzat amb un servidor Nextcloud pot passar que tens obert un arxiu que una altra usuària està editant al mateix temps. Al guardar els canvis el teu ordinador t'ha d'avisar que està canviat l'arxiu mentre tu l'editaves. Si això passa és recomanable gravar-ho sota un altre nom, revisar les diferències entre els dos arxius i actua segons et sembli més raonable. També hi han situacions que simplement guarda el document duplicat sota un altre nom amb "_conflict_" i la data al final del nom. Això evita que tu o els teus companys perdin la seva feina :-)
  • Vídeos orientatius

CALENDARIS

Nota: aquest document està en evolució i hi han manuals com el de la LleialTEC que està molt més treballat.
Per sincronitzar contactes i calendaris amb un dispositiu Android recomanem instal·lar el DAVdroid, una aplicació lliure que pots trobar al repositori de F-Droid.

Per sincronitzar els calendaris a Thunderbird, mira aquí per una ajuda en anglés. Aquí el resum:

  1. Dins de Thunderbird instal·les el plugin de calendaris "Lighning"
  2. Reinicia Thunderbird i ves a la pantalla dels Calendaris
  3. Amb un clic dret pots triar d'afegir un nou calendari. Tria l'opció de "calendari a la xarxa"
  4. En paral.lel has de trobar l'adreça del calendari especific que vols sinconitzar: ves al web de l'Oficina, p.e. https://oficina1.commonscloud.coop/ i busca els Calendaris. Dins del calendari especific (ja que pots definir varis) fas clic sobre l'opció "link" o "enllaçar": copia aquesta adreça
  5. Tria el format CalDAV i afegeix l'adreça del teu servidor, p.e. https://oficina1.commonscloud.coop/remote.php/dav/calendars/fulanita/calendari-feina
  6. Dona-li un nom i color i confirma. Ara hauries de tenir el calendari afegit i si hi tens cites, s'haurien de veure en el color que hagis definit

En general per syncronitzar el teu calendari amb un programa de calendari al teu ordenador, has de fer servir el servei CalDAV
Com a URL fas servir https://oficina1.commonscloud.coop/remote.php/dav i com a nom d'usuari el teu nom d'usuari.
Més informació en angles trobes aqui

CONTACTES

A ordinadors d'escriptori, si fas servir el Thunderbird, pots instal·lar el SoGo Connector. Aquí trobas més info.
Passes per Thunderbird:

  1. Baixa i instal·la el plugin SoGo Connector a Thunderbird
  2. obre la llibreta de contactes i ves a Arxui > Afegir nova llibreta > Llibreta en remot
  3. En paral.lel has de trobar l'adreça de la llibreta de contactes especifica que vols sinconitzar: ves al web de l'Oficina, p.e. https://oficina1.commonscloud.coop/ i busca els Contactes. Dins de la llibreta especifica (ja que pots definir varis) fas clic sobre l'opció "link" o "enllaçar": copia aquesta adreça
  4. Entra un nom i posa l'adreça copiada i confirma
  5. Reinicia el Thunderbird i es comença a sinconitzar

Elements d'organització

  • Grups
  • Cercles

Grups CommonsCloud

Les entitats i col·lectius que han demanat constituir el seu Col·lectiu dins del CommonsCloud poden gaudir de les noves funcionalitats de grups CommonsCloud. Les persones gestores del Col·lectiu poden definir grups i afegir-hi usuàries. Això és a nivell del gestor de comptes CommonsCloud.
Ara aquests grups es poden accedir des de l'Oficina del Col·lectiu (si en tenen contractada una). Això permet compartir carpetes, arxius i calendaris amb els grups, de la manera com s'escriu en la secció de compartir arxius.

Cercles

l'Oficina disposa d'un instrument molt potent de compartir amb Cercles de persones. És completament autogestionat on les usuàries trien el tipus de cercle que volen crear, i conviden membres, les fan gestores etc.

“Cercles” són grups d’usuàries. Amb un Cercle es por compartir una carpeta (i totes les subcarpetes i documents a dintre). Així facilita el control de qui té i que no accés a certs recursos dins de l’Oficina. Hi han cercles personals i públics, tancats i secrets.

  • Personal: només quí crea el Cercle sap quí son els membres
  • Públic: un grup visible publicament i obert a tothom a formar-ne part.
  • Tancat: formar part requereix una invitació o la validació per qui administra(n) el cercle.
  • Secret: un grup amagat que pot ser protegit amb contrasenya; no surt en el buscador de NextCloud
Últim autor
wouter
Projectes
Cap
Subscriptors
Cap

Jerarquia del document