Introducció a l'Oficina

Pots fer servir qualsevol navegador: Mozilla Firefox, Google Chrome/Chromium, Safari, Edge,...

INICIAR LA SESSIÓ

Escriu el nom d’usuària o correu electrònic
Escriu la teva contrassenya
Fes clic a “Incia la sessió”

PANELL PRINCIPAL

• Menú de selecció d'aplicacions (1): a la cantonada superior esquerra, hi ha totes les aplicacions disponibles. Si fas clic a la icona d'una aplicació, et redirigirà a l'aplicació.

• Camp d’informació sobre les aplicacions (2): a la barra lateral esquerra, proporciona filtres i tasques associades a l’aplicació seleccionada. Per exemple, quan utilitzes l’aplicació Fitxers, tens un conjunt especial de filtres per trobar-los ràpidament, com ara fitxers que ja us han compartit o que heu compartit amb altres persones. Veuràs diferents elements quan tinguis seleccionades altres aplicacions.

• Vista de l'aplicació (3): el camp central principal de la interfície d'usuària. Aquest camp mostra els continguts o funcions de l'aplicació seleccionada, en aquest cas els fitxers. Pots arrossegar i deixar anar fitxers des de l’ordinador al gestor de fitxers.

• Barra de navegació (4): Ubicada sobre la finestra de visualització principal (la vista de l'aplicació), aquesta barra proporciona un tipus de navegació que et permet migrar a nivells superiors de la jerarquia de carpetes fins al nivell arrel (casa).

• Botó Nou (5): situat a la barra de navegació, el botó Nou et permet crear fitxers nous, carpetes o carregar fitxers.

• Camp de cerca (6): fes clic a la lupa a la cantonada superior dreta de per cercar fitxers.

• Botó Avís (7): fes clic a l’avís a la cantonada superior dreta per veure les últimes alertes que t’han arribat.

• Menú Contactes (8): visió general dels teus contactes i usuaris de la teva oficina.

• Botó Galeria (10). Aquests quatre petits quadradets t’indiquen que pots canviar el mode de visió dels fitxers, enlloc de tenir-los en llista pots veure’ls en mode galeria.

• Menú de configuració (9): fes clic a la teva foto de perfil, situada a la dreta del menú de contactes, per obrir la configuració en el menú desplegable. La pàgina de «paràmetres» et permet configurar les opcions i funcions següents: - Configuració de nom, correu electrònic i imatge de perfil - Pertinences a grups – Configuració d'idioma de la interfície – Quantitat d’emmagatzematge disponible i utilitzat.

APPS

Accedeix a les diferents apps, clicant sobre la seva icona:
Tauler
Fitxers
Fotografies
Activitat
Contactes
Cercles
Calendari
Targetes
Enquestes
Formularis

FITXERS

Per guardar i compartir fitxers i carpetes.

Pots veure tots els teus fitxers i carpetes i els que s'han compartit amb tu. Saber-ne la mida i quan s'hi ha fet la darrera modificació. Els pots veure ordenats segons si són els teus preferits, els més recents, o si han estat compartits amb tu, i també els pots etiquetar:

Compartir fitxers i carpetes des de l'Oficina CommonsCloud

Hi han diferents maneres:

• Amb un enllaç:
  • Enllaç de compartició per compartir l'accés directe amb qualsevol usuària, tingui o no ja accés a la carpeta.

Fes clic sobre el signe més + (crear un enllaç de compartició nou)

veuràs un tic verd un moment i es converteix en l’icona (copiar-ho al portapapers). Una vegada hagis clicat sobre l’icona, podràs enganxar l’enllaç de compartició allà on et calgui per compartir-lo.

• un enllaç intern, per compartir l'accés directe amb usuàries que ja tenen accés a aquest fitxer o carpeta.

Fes clic sobre l'icona (copiar-ho al portapapers). Una vegada hagis clicat sobre l’icona, podràs enganxar l’enllaç de compartició allà on et calgui per compartir-lo.

• Compartir amb una persona, grup o cercle, de la mateixa Oficina on estàs tu, o de forma federada amb usuàries d'altres servidors de NextCloud o ownCloud.

En l'ultima imatge pots veure que hem compartit aquesta carpeta amb la Joana Ningú i li hem donat drets d'edició. Sobre els drets d'edició estan desglossats en drets varis: edició, compartició, establir data de caducitat, afegir una nota al destinatari, i deixar de compartir.

Hi han alguns aspectes que estem aplicant per conviure de forma més segura:

• 1. Creiem un usuària impersonal del CommonsCloud per ser qui "custodia" la carpeta compartida. Des d'aquesta usuària compartim amb el cercle, o preferiblement: grup que ens convingui.
  2. El priveligi de "eliminar" arxius no ho donem, així quan es necessari eliminar un arxiu, des del compte de l'usuaria de la persona podriem afegir "_ELIMINAR" com sufix en el nom de l'arxiu. Després l'usuaria impersonal ha de loggear i fer la neteja pertinent quan calgui.
  3. Hi ha una funcionalitat de "Trash" o "Brossa", on es guarden els arxius i carpetes eliminats. Hem observat que hi han excepcions i per aixó us recomanem el procediment que us acabo de detallar.
  4. Quan tens el teu ordinador sincronitzat amb un servidor Nextcloud pot passar que tens obert un arxiu que una altra usuària està editant al mateix temps. Al guardar els canvis el teu ordinador t'ha d'avisar que està canviat l'arxiu mentre tu l'editaves. Si això passa és recomanable gravar-ho sota un altre nom, revisar les diferències entre els dos arxius i actua segons et sembli més raonable. També hi han situacions que simplement guarda el document duplicat sota un altre nom amb "_conflict_" i la data al final del nom. Això evita que tu o els teus companys perdin la seva feina :-)
• Vídeos orientatius

Recuperar arxius eliminats

A vegades passa que algú elimina un fitxer al seu espai d'Oficina per error. En general recomanem per espais compartits de no permetre la eliminació de fitxers sobre carpetes compartides, però està en mans de les usuàries i com humans ens passen coses no desitjades de tant en tant.

Pautes per poder recuperar un fitxer "eliminat":

• En cas de que encara algú del vostre equip preserva una copia en local - sense haver-la sincronitzat amb el servidor - doncs seria una primera oportunitat per recuperar-ho. (CommonsCloud no pot accedir a local, això està lògicament en mans de les usuàries)
• En cas de ser eliminat en local però encara sense sincronització amb el servidor. Ves al accés web de la vostra Oficina i busca-ho en la seva carpeta, o en en camp de búsqueda.
• Quan va ser eliminada en el servidor pot ser es troba en la paperera de "arxius eliminats"
• Si el fitxer en qüestió va ser eliminat del servidor, l'ultima opció que queda son les còpies de seguretat. Les còpies es fan de forma automàtica cada nit. Després d'uns dies s'autodestrueixen les còpies antigues.
• Buscar de recuperar fitxers de la còpia de seguretat pot significar una tasca de 1:30 hores; només es pot fer amb usuàries que tenen contractat el servei de suport i es cobra 4 unitats de 20 minuts (o menys si pot ser). És necessari indicar el nom i la ruta del fitxer en qüestió.

Ara pot ser un bon moment: revisa les carpetes compartides amb altres usuàries i grups: heu compartit de manera que no es permet la eliminació de fitxers? Pels grups val la pena de crear un usuari impersonal des d'on es comparteix i tots els companys i companyes d'equip accedeixen amb els seus comptes personals. Així deixes les coses més controlades i si poses el logo del projecte o entitat, doncs més maco també ;-)

CALENDARIS

Nota: aquest document està en evolució i hi han manuals com el de la LleialTEC que està molt més treballat.
Per sincronitzar contactes i calendaris amb un dispositiu Android recomanem instal·lar el DAVdroid, una aplicació lliure que pots trobar al repositori de F-Droid.

Per sincronitzar els calendaris a Thunderbird, mira aquí per una ajuda en anglés. Aquí el resum:

1. Dins de Thunderbird instal·les el plugin de calendaris "Lighning"
2. Reinicia Thunderbird i ves a la pantalla dels Calendaris
3. Amb un clic dret pots triar d'afegir un nou calendari. Tria l'opció de "calendari a la xarxa"
4. En paral.lel has de trobar l'adreça del calendari especific que vols sinconitzar: ves al web de l'Oficina, p.e. https://oficina1.commonscloud.coop/ i busca els Calendaris. Dins del calendari especific (ja que pots definir varis) fas clic sobre l'opció "link" o "enllaçar": copia aquesta adreça
5. Tria el format CalDAV i afegeix l'adreça del teu servidor, p.e. https://oficina1.commonscloud.coop/remote.php/dav/calendars/fulanita/calendari-feina
6. Dona-li un nom i color i confirma. Ara hauries de tenir el calendari afegit i si hi tens cites, s'haurien de veure en el color que hagis definit

En general per syncronitzar el teu calendari amb un programa de calendari al teu ordenador, has de fer servir el servei CalDAV
Com a URL fas servir https://oficina1.commonscloud.coop/remote.php/dav i com a nom d'usuari el teu nom d'usuari.
Més informació en angles trobes aqui

CONTACTES

A ordinadors d'escriptori, si fas servir el Thunderbird, pots instal·lar el SoGo Connector. Aquí trobas més info.
Passes per Thunderbird:

1. Baixa i instal·la el plugin SoGo Connector a Thunderbird
2. obre la llibreta de contactes i ves a Arxui > Afegir nova llibreta > Llibreta en remot
3. En paral.lel has de trobar l'adreça de la llibreta de contactes especifica que vols sinconitzar: ves al web de l'Oficina, p.e. https://oficina1.commonscloud.coop/ i busca els Contactes. Dins de la llibreta especifica (ja que pots definir varis) fas clic sobre l'opció "link" o "enllaçar": copia aquesta adreça
4. Entra un nom i posa l'adreça copiada i confirma
5. Reinicia el Thunderbird i es comença a sinconitzar

Elements d'organització

• Grups
• Cercles

Grups CommonsCloud

Les entitats i col·lectius que han demanat constituir el seu Col·lectiu dins del CommonsCloud poden gaudir de les noves funcionalitats de grups CommonsCloud. Les persones gestores del Col·lectiu poden definir grups i afegir-hi usuàries. Això és a nivell del gestor de comptes CommonsCloud.
Ara aquests grups es poden accedir des de l'Oficina del Col·lectiu (si en tenen contractada una). Això permet compartir carpetes, arxius i calendaris amb els grups, de la manera com s'escriu en la secció de compartir arxius.

Cercles

l'Oficina disposa d'un instrument molt potent de compartir amb Cercles de persones. És completament autogestionat on les usuàries trien el tipus de cercle que volen crear, i conviden membres, les fan gestores etc.

“Cercles” són grups d’usuàries. Amb un Cercle es por compartir una carpeta (i totes les subcarpetes i documents a dintre). Així facilita el control de qui té i que no accés a certs recursos dins de l’Oficina. Hi han cercles personals i públics, tancats i secrets.

• Personal: només quí crea el Cercle sap quí son els membres
• Públic: un grup visible publicament i obert a tothom a formar-ne part.
• Tancat: formar part requereix una invitació o la validació per qui administra(n) el cercle.
• Secret: un grup amagat que pot ser protegit amb contrasenya; no surt en el buscador de NextCloud

Sincronitzar amb ordinadors d'escriptori

Hi ha un accés web i aplicacions que permeten sincronitzar les carpetes, calendaris i contactes amb el teu portàtil, ordinador d'escriptori, tablet i/o mòbil.

També pots sincronitzar les teves carpetes i arxius amb altres ordinadors i dispositius mòbils utilitzant les següents credencials:

• servidor: oficina.commonscloud.coop o el domini exacte del teu servidor d'Oficina
• nom d'usuària: el que has creat a CommonsCloud.coop (en general: <el teu nom + primera inicial de cognom>)
• contrasenya: si no te'n recordes d'ella, ves a CommonsCloud.coop per recuperar-la.

En el web de NextCloud.com hi ha una petita aplicació que pots descarregar i instal·lar per mantenir-te sincronitzat. En obrir l'aplicació pots configurar un nou compte de Nextcloud amb les dades d'accés al servidor de CommonsCloud.

Apart hi ha un "Add-on" de Outlook i un altre de Thunderbird per poder enllaçar arxius dins dels mails. La mateixa app de NextCloud per sincronitzar es pot fer servir per multiples comptes i servidors de NextCloud (com l'Oficina CommonsCloud), ownCloud i altres compatibles, com es pot veure en la imatge a continuació,

Sincronitzar amb dispositius mòbils

Si tens Android recomanem que t'instal·lis primer el repositori d'apps lliures per Android: F-Droid. Això et permet viure més lliure i tenir les millors aplicacions.
Pots descarregar l'APP mòbil de Nextcloud per tenir-ho sincronitzat al teu dispositiu. En obrir l'APP pots configurar un nou compte de Nextcloud amb les dades d'accés al servidor de CommonsCloud.

Altres configuracions de seguretat

Si no vols posar cada vegada el teu password en les aplicacions mòbils i d'escriptori que utilitzis, pots generar un password específic per a cada aplicació.
En el teu compte de Nextcloud ves l'apartat de Configuració -> Seguretat. Poses un nom que identifica el programa on posaràs el password (“nextcloud_ordinador_casa”) i li fas clic a “new app password”. Aquest password te'l mostrarà només una vegada.
En qualsevol moment pots fer un “revoke” d’aquest password per treure les credencials d’aquesta aplicació (en cas que perdessis l’ordinador per exemple) i a més a més pots veure quan algun programa està utilitzant aquell password per conectar-se al teu compte (així es poden detectar comportament extranys).

F-Droid, el repositori lliure per Android

En el web de https://f-droid.org pots descarregar l'arxiu .apk al teu mòbil i l'instal·les com una aplicació amb drets especials: necessita que li diguis al teu mòbil que sí permets que s'instal·lin apps que no venen del Sr. Google. Més info sobre F-Droid. Un cop tens el F-Droid, busca dins d'ella "NextCloud" i instal·la aquesta app.