=Manual per usuàries amb tasques de gestió d'un GAC=
Aquest document pretén ser una guia per a totes aquelles persones usuàries que s'ocupen de la gestió de vendes i compres. Per tant han de tenir permís per realitzar una nova comanda de client o de proveïdor. La plataforma Odoo ens permet sistematitzar totes aquelles tasques associades a la definició d'un pressupost, i que passen per la validació de la comanda per part del client / proveïdor i al final l'emissió o recepció de la factura.
==Cicle: Comanda-Pressupost- Factura==
Una vegada accedim al mòdul de vendes, cal observar que el menú principal situat a la part superior de la plataforma canvia i ofereix a l'usuari: "comandes" "facturació" "Catàleg" "informe" i "configuració".
El primer que farem serà crear una nova comanda. Per fer-ho haurem de clicar l'opció de comanda i a continuació clicar "crear". A la nova finestra podrem omplir les dades que considerem de manera que una vegada cliquem "desar", la comanda realitzada passar a pressupost. Així doncs, si guardem una comanda 1, per recuperar aquesta haurem d'accedir a comandes-pressupostos. En aquest apartat podrem recuperar la comanda 1 i tindre de nou l'opció d'editar-la. És important en cada pas que fem revisar quina és la informació obligatòria que cal omplir, el sistema no ens deixarà avançar si no omplim la informació correctament. En qualsevol cas, serà imprescindible sempre omplir tota la línia de comanda.
Important: una comanda i factura (tant de client com de proveïdor) sempre està assignat a un GAC. Per defecte el sistema tria el teu GAC per defecte. En el cas que necessitis facturar per una altre GAC, doncs ho has de canviar. Això és fa en la pestanya "Altres informacions" on trobas el camp Operating Unit": aquí tries el GAC adient. Un cop confirmat una comanda o factura després és més difícil de canviar aquesta tria. Si és necessari, demana ajuda a femAdmin.
{F40217 size=full}
Revisem cadascú dels camps a omplir:
- Producte. Cada GAC podrà definir una sèrie de productes. Aquests es poden definir i omplir a l'apartat de "Catàleg" >; "Productes" prèviament o en el mateix moment que realitzem la comanda. Recomanem a cada GAC revisar i pensar prèviament en el tipus de productes que vol oferir. Quan més acurada sigui aquesta aproximació més informació de valor podrem obtenir sobre els productes. El nom de "Producte" no es veurà en la factura, però si el camp "Descripció".
-Descripció: Caldrà incorporar la descripció del producte o servei, recomanem que aquest sigui el mateix concepte que passarà després a formar part de la factura.
- Quantitat demandada. Per defecte assenyalarem 1.
- Unitats de mesura- Per defecte no tocarem aquest camp
- Etiquetes analítiques és important aquí indicar quin és el GAC (Soci treballador número) al qual va associada la comanda o pressupost.
- Impostos: Podrem triar entre diferents opcions. Caldrà revisar exactament quin és l'impost associat al producte o servei que volem vendre.
Finalment trobarem el subtotal i a sota el total de la comanda factura.
A sota a la pàgina, podrem veure també les persones que han interactuat amb aquesta comanda o pressupost que encara no ha estat validat.
{F40219 size=full}
Inclús podrem enviar missatges a les persones seguidores d'aquesta comanda. Persones que d'alguna manera estan subscrites a aquesta comanda o pressupost. També podrem definir una determinada tasca, vinculada a una acció concreta i persona. Per fer-ho haurem de clicar sobre l'opció de "Schedule activity" i veure:
{F40221}
Revisats tots aquests camps, si tornem a dalt de la pàgina, podrem tornar a "dessar" o triar entre les opcions d'"enviar correu electrònic", "imprimir" o "confirmar la venda".
{F40225 size=full}
Si "desen" podrem veure a dalt l'opció d"eliminar", "duplicar" o "facturar comanda"
{F40227 size=full}
Imaginem que "confirmen venda". Llavors tindrem la possibilitat de crear factura. A continuació Odoo ens guiarà els següents passos a fer. Validats aquests, la factura passarà a estar en estat d'esborrany, sigui quin sigui les opcions triades. Haurem de sortir llavors del mòdul de vendes per anar al mòdul de facturació.
Al mòdul de facturació, haurem d'anar a "vendes">"factures de client". Allà trobarem totes les factures vinculades al nostre usuari.
Quan una factura està en estat d'esborrany poden editar-la. És important tindre molta cura de revisar totes les dades que ens demana el sistema correctament en aquesta fase, en l'apartat de "línies de facturació". I és que una vegada cliquem l'opció de "validar" no podrem tornar enrere, ja que la validació implica la identificació d'un número de factura X que és correlatiu i està sistematitzat perquè no es realitzi manualment, independentment de sigui qui sigui el GAC que emeti la factura.
A més, si prestem atenció, en el procés de passar una comanda a factura, veurem nous camps, que cal revisar, com per exemple, l'apartat de "compte", on podrem triar si el concepte facturat és una prestació de servei, una venda d'un producte. Caldrà revisar quina és l'opció que més ens interessa.
{F40229 size=full}
A més, a l'"etiqueta analítica" que havien assenyalat a l'apartat de comanda, ara, podrem sumar l'apartat de "compte analítica". De nou aquí podrem triar entre els diferents GACS en funcionament a la cooperativa.
A dalt, trobarem les dades bàsiques de la Factura. Podrem assenyalar, el termini de pagament (dies de pagament), els modes de pagament (actualment no tenim opció!!!) i la data de facturació i venciment. És important revisar aquests dos camps amb deteniment.
{F40231 size=full}
Una vegada considerem que la factura està degudament completa podrem validar-la. Aquesta serà la informació bàsica que veurem una vegada hàgim validat la nostra factura
{F40233 size=full}
Tota factura validada passarà a continuació a aparèixer al llistat de "factures de client" visibles des del mòdul de facturació> vendes en estat d'"obert".
==Manteniment de dades mestres==
===Clients===
En el mòdul de facturació>vendes també podrem trobar l'apartat de productes vendibles, abans descrit, i l'apartat de clients. Anem a revisar aquesta opció.
La plataforma ens facilita l'opció de sumar nous clients 1) important les dades de clients via CSV o Excell o 2) Fent-ho manualment. Si trien aquesta opció aquests seran els camp que haurem d'omplir:
{F40237 size=full}
===Productes===
Creació de nous productes
Es pot accedir al catàleg de productes des de dues camins:
- Vendes → Catàleg → Productes
- Facturacó → Vendes → Productes vendibles
Per crear un nou producte fer clic al botó «Crea». Omplir el formulari posant el nom de producte o servei, el tipus de prodcute (Ex.: Servei) i el IVA (pestanya Facturació).